Zijn alle reiskosten BTW aftrekbaar?

Wat zijn belangrijke zaken die je als werkgever moet weten als het gaat om de reiskosten van je medewerkers? Weet je bijvoorbeeld of de btw op alle reiskosten van jouw medewerkers aftrekbaar is? Wij zetten alle vragen en antwoorden in deze blog overzichtelijk op een rij.

Wat zijn de regels als het om kilometervergoeding gaat?

Voor zakelijke reiskosten kun je als werkgever altijd een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. Het maakt daarbij niet uit of een medewerker met eigen auto reist, met de fiets of het openbaar vervoer. Deze reiskosten worden verstrekt op basis van de woon-werkafstand vermenigvuldigd met het aantal werkdagen.  Deze kosten worden veelal vergoed via de reguliere salarisstrook en zijn 100% aftrekbaar voor jou als werkgever. Van btw-verrekening is hierbij geen sprake. Wanneer er meer dan € 0,19 per kilometer wordt vergoed, dan zijn de meerkosten niet onbelast. Over dat bedrag moet wel belasting worden betaald.

Zijn zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer aftrekbaar voor de werkgever?

Als werkgever kun je alleen de werkelijk gemaakte zakelijke reiskosten met het openbaar vervoer vergoeden. Meestal gebeurt zo’n vergoeding achteraf, met een declaratieformulier en originele bonnen. Aangezien de kosten in dat geval in eerste instantie zijn gemaakt door de medewerker en achteraf worden gedeclareerd bij de werkgever, is de BTW voor de werkgever niet aftrekbaar. Ook niet als de medewerker bonnen met btw overlegt. De btw is namelijk alleen aftrekbaar als de reiskosten direct door de werkgever worden betaald. De reiskosten zijn wel aftrekbaar.

Zijn zakelijke reiskosten met een OV-abonnement aftrekbaar voor de werkgever?

Je kunt als werkgever je medewerkers ook laten reizen met een OV-abonnement voor hun woon-werkritten. Dat kan goedkoper zijn en is makkelijker dan dat een medewerker de kosten voorschiet en achteraf met declaratieformulieren de losse bonnen moet declareren. Dat is vaak gedoe. Met zo’n OV-abonnement kunnen medewerkers onbeperkt reizen op een bepaald treintraject, of met bus, tram en metro. Het maakt daarnaast niet uit of ze naast zakelijk ook privéreizen maken op dat traject. Belangrijk is wel dat je aan moet kunnen tonen dat een abonnement goedkoper is dan het declareren van losse ritten. Omdat een medewerker in dit geval ook de kosten voor het abonnement voorschiet en declareert bij de werkgever, is de BTW niet aftrekbaar. De reiskosten kunnen wel worden opgevoerd. 

Zijn zakelijke reiskosten met een mobiliteitskaart aftrekbaar voor de werkgever?

Een andere optie is om als werkgever een mobiliteitskaart aan jouw medewerkers te verstrekken. Dit maakt het voor beide partijen een stuk makkelijker. De medewerker hoeft geen saldo meer te laden, geen reiskosten voor te schieten en heeft op deze manier geen gedoe met declaratieformulieren en bonnen. En als werkgever krijg je maandelijks achteraf één factuur voor alle reiskosten die je medewerkers met de kaart heeft gemaakt. Dus niet alleen trein, bus en metro, maar eventueel ook OV-fiets, parkeren, elektrisch laden, tanken, taxi of Greenwheels. Je bepaalt als werkgever zelf van welke diensten jouw medewerkers gebruik mogen maken. In dit geval zijn alle zakelijke reiskosten ook nog eens 100% aftrekbaar, omdat de reiskosten direct door jou als werkgever worden betaald. Dit geldt ook voor de btw. 

Op zoek naar een 100% aftrekbare mobiliteitskaart voor je medewerkers?

Zakelijk is een mobiliteitskaart waarmee jouw medewerkers zelf bepalen hoe zij willen reizen. Als werkgever heb je geen gedoe meer met bonnetjes en declaraties. De reiskosten worden namelijk maandelijks achteraf gefactureerd. En dit is vervolgens makkelijk over te nemen voor de btw teruggave. Voor maximale controle en inzicht in de reiskosten, hebben zowel jij als je medewerkers daarbij ook toegang tot een persoonlijk dashboard via de WijMobiel app. Benieuwd naar alle voordelen van Zakelijk? Die check je hier.